Author: Teodora Kuhanec • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: WEG im Überblick • Lesezeit: 5 Min.

Außerordentliche Eigentümerversammlung: wenn dringende Beschlüsse gefasst werden müssen [mit Tipps & Muster]

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    Wenn innerhalb eine WEG etwas dringend entschieden werden muss und die Angelegenheit nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann, kommt man an der außerordentlichen Eigentümerversammlung nicht vorbei.

    Typische Fälle für deren Einberufung sind:

    • die WEG muss einen Beschluss fassen, um sicherzustellen, dass das Gemeinschaftseigentum keinen Schaden erleidet – z. B. bei Wasserschäden oder Schimmelbefall.
    • der WEG-Verwalter soll vorzeitig abberufen werden, weil er untätig ist, seinen Pflichten nicht nachkommt, Beschlüsse nicht umsetzt oder sogar das Geld der WEG veruntreut.

    Ziel der außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es in jedem Fall, einen Beschluss zu fassen, um die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie sicherzustellen bzw. wieder herzustellen.

    Die ordentliche Eigentümerversammlung im Vergleich

    Eine ordentliche WEG-Eigentümerversammlung findet grundsätzlich einmal pro Jahr statt und muss laut Gesetz gemäß bestimmten Regeln durchgeführt werden. Dann kommen Wohnungseigentümer zusammen, um

    Zudem muss die Hausverwaltung für jedes Wirtschaftsjahr den Wirtschaftsplan sowie die Jahresabrechnung vorlegen.

    Die Besonderheit der außerordentlichen Eigentümerversammlung

    Auch eine außerordentliche Versammlung ist an dieselben rechtlichen Bestimmungen gebunden, es gibt jedoch einige Unterschiede, unter anderem bezüglich der Einberufungsfrist.

    Eine Infografik erklärt wichtige Fragen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung: Wer diese einberufen darf, wann sie einberufen wird, wer sie leitet und welche Fristen es gibt.

    Wann wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?

    Grundsätzlich gilt: Es darf zu jedem Zeitpunkt im Jahr eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden.

    Voraussetzung ist, dass mehr als 25% aller Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung befürworten.

    Dieser erforderliche Prozentsatz wird nach dem „Kopfprinzip“ und nicht nach dem „Wertprinzip“ berechnet.

    Wer darf eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen?

    Hat die WEG einen Verwalter, ist der für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zuständig.

    Falls es jedoch keine Verwaltung gibt, kann die Rolle auch jeder Wohnungseigentümer übernehmen.

    In der Praxis kommt es öfter vor, dass sich der Verwalter weigert, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen – weil er zum Beispiel abberufen werden soll. Ist dies der Fall, können auch der Verwaltungsbeirat oder einzelne Eigentümer damit beauftragt werden.

    Ein modernes Arbeitszimmer mit einem Kalender an der Wand ist zu sehen. Jetzt erfahren Sie, welche Frist bei der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu bachten ist.

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    Frist zur Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung

    Wenn Sie zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einladen, gelten praktisch dieselben Bestimmungen wie bei einer ordentlichen Versammlung.

    Jedoch beträgt die Einladungsfrist bei außerordentlichen Versammlungen üblicherweise eine Woche vor dem jeweiligen Versammlungsdatum. Diese ist nicht zwingend, da sie im Falle von sehr dringenden Beschlüssen auf wenige Tage verkürzt werden kann.

    Auch hier muss die Einladung in Textform erfolgen und an alle Eigentümer adressiert sein, die zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung im Grundbuch eingetragen sind.

    Auch der Ort, das Datum und die Uhrzeit der Versammlung sollten auf der Einladung nicht fehlen, ebenso wie sämtliche Informationen zur geplanten Beschlussfassung (Tagesordnungspunkte).

    Wer leitet eine außerordentliche Eigentümerversammlung?

    Im Regelfall wird die außerordentliche Eigentümerversammlung von dem Verwalter bzw. einem seiner Mitarbeiter geleitet.

    Sollte die Hausverwaltung nicht teilnehmen oder sich weigern, die Versammlung zu führen, kann diese Rolle

    • der/die Vorsitzende oder der/die stellvertretende Vorsitzende des Verwaltungsbeirates

    oder

    • ein/eine Wohnungseigentümer/-in

    übernehmen.

    Praxis-Tipp: Wenn ein/eine Miteigentümer/-in der WEG die Leitung der außerordentlichen Versammlung übernehmen soll, sollte er/sie über bestimmte kommunikative Fähigkeiten, verwaltungstechnische Kompetenzen verfügen und ein gewisses Maß an Integrität besitzen.

    Geldmünzen liegen auf dem Tisch zerstreut. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist mit einigen Kosten verbunden. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, welche das sind.

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    Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kostet Geld

    Außerordentliche Eigentümerversammlungen und deren Durchführung sind immer mit Kosten verbunden – entweder für die WEG oder den Verwalter.

    Denn es muss ja schließlich unter anderem

    • ein Raum organisiert werden,
    • eine Tagesordnung und Einladung erstellt sowie verschickt und
    • ein Protokoll angefertigt werden.

    Die konkreten Kosten für eine (außerordentliche) Eigentümerversammlung ergeben sich aus dem Verwaltervertrag, daher kann der WEG-Verwalter die Durchführung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung in Rechnung stellen – normalerweise betragen die Kosten ein paar hundert Euro.

    Praxis-Tipp: Findet die Versammlung ohne den Verwalter statt oder wird diese aufgrund von nicht-ordnungsgemäßer Verwaltung einberufen, sollte die WEG keine Rechnung vom Verwalter akzeptieren.

    Die Rolle der Beschlusssammlung

    Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Beschlüsse nicht anfechtbar sind.

    Nach der Abstimmung muss ein Beschluss demnach

    • verkündet

    und

    • ins Protokoll übernommen werden.

    Zudem muss der Versammlungsleiter alle Beschlüsse in die Beschlusssammlung aufnehmen. Es gehört zu den Kernpflichten des Verwalters, eine solche Sammlung zu führen. Sollte er dies nicht tun, ist das auch ein triftiger Grund, dessen Abberufung zu verlangen.

    Wichtig: Wenn der Verwalter im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung abberufen wird, muss auch der Verwaltervertrag gekündigt werden! Zu diesem Zweck muss der entsprechende Tagesordnungspunkt aufgeführt sein, zum Beispiel:„Beschluss über die außerordentliche Abberufung und Kündigung der Verwaltung aus wichtigem Grund“. Beachten Sie, dass Abberufung und Kündigung zwei verschiedene Vorgänge sind!

    Fazit zur außerordentlichen Mitgliederversammlung

    Praxis-Tipp: Bevor eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen wird, sollten Sie sich fragen, ob die Angelegenheit wirklich dringend ist und kein anderer Weg zum angestrebten Ziel führt.

    Sinn und Zweck einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist es, eine ordnungsgemäße WEG-Verwaltung sicherzustellen und Schäden abzuwenden.

    Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung [Kostenloses Muster]

    Das untere Muster können Sie gerne für Ihre WEG individuell anpassen und es bei der nächsten außerordentlichen Eigentümerversammlung einsetzen.

    Frau / Herr

    Name & Anschrift des Wohnungseigentümers

    Ort, Datum

    Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

    Sehr geehrte Eigentümer,

    hiermit laden wir Sie zur außerordentlichen Eigentümerversammlung der WEG (vollständige Anschrift)

    am (Datum) um (Uhrzeit) ein.

    Versammlungsort:

    Anbei übersenden wir Ihnen:

    1. Die Tagesordnung.
    2. Einen Vordruck für die Vollmacht, falls Sie nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen können.
    3. Kopien der Verwalterverträge von den neuen Bewerbern um das Verwalteramt.

    Wir würden uns freuen, wenn Sie persönlich an der Versammlung teilnehmen, weil die Verwaltung bereits seit sieben Monaten nicht erreichbar ist und die Aufgaben für die WEG nicht mehr ordnungsgemäß durchführt. Aus diesem Grund steht auf der Tagesordnung der Beschluss über die außerordentliche Abberufung und Kündigung der Verwaltung aus wichtigem Grund und Vorstellung neuer Bewerber.

    Für den Fall, dass Sie verhindert sind, steht Ihnen der Vordruck der Vollmacht zur Verfügung, damit die Beschlussfähigkeit gewährleistet wird. Wir empfehlen Ihnen, die Vollmacht eines Miteigentümers Ihres Vertrauens mitzugeben oder einem Beiratsmitglied die Vollmacht auszustellen.

    Mit freundlichen Grüßen