Author: Teodora Kuhanec • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: WEG im Überblick • Lesezeit: 4 Min.

Nebenkostenabrechnung: Wichtige Fakten für Wohnungseigentümer

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    Nebenkostenabrechnung: wichtige Fakten für Wohnungseigentümer

    Wenn Sie Wohnungseigentümer sind und auch selber in Ihrer Wohnung wohnen, müssen Sie regelmäßig Betriebs- bzw. Nebenkosten entrichten. Wie hoch diese ausfallen, verrät Ihnen die Nebenkostenabrechnung, die Sie im Regelfall jährlich von der Hausverwaltung erhalten.

    Bei den Nebenkosten gibt es je nach Bundesland zum Teil große Unterschiede, deshalb erstellt der Deutsche Mieterbund jährlich einen Betriebskostenspiegel, mit dem Sie sich einen besseren Überblick über die anstehenden Kosten verschaffen können.

    Doch was sind eigentlich Betriebskosten, wie kann man diese berechnen und bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt sein? Wir verraten es Ihnen in diesem Beitrag.

    Was sind Betriebskosten?

    Die Antwort auf diese Frage befindet sich in der sogenannten Betriebskostenverordnung, einer Bundesrechtsverordnung, die in Deutschland festlegt, was alles zu den Betriebskosten gehört.

    “Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ (§ 1 BetrKV)

    Wichtig dabei ist, dass diese Verordnung ganz genau definiert, was als Betriebskosten angerechnet werden kann und was nicht (umlagefähige bzw. nicht umlagefähige Nebenkosten).

    Ein Mann steht auf einer Treppe und hält einen Laubbläser. Jetzt verraten wir Ihnen, was zu umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten gehört

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    Sind Betriebskosten und Nebenkosten dasselbe?

    Ja. In der Alltagssprache ist der Begriff “Nebenkosten” zwar gebräuchlich, eigentlich handelt es sich aber um die Betriebskosten einer Wohnung (nach der erwähnten Betriebskostenverordnung).

    Der Begriff Nebenkosten meint zumeist alle Kosten, die “neben” der Kaltmiete einer Wohnung noch entstehen. Hier ist also die Mieterperspektive maßgeblich.

    Mit Betriebskosten sind hingegen alle Kosten gemeint, die für den sach- und ordnungsgemäßen “Betrieb” einer Wohnung anfallen.

    Wir verwenden beide Begriffe hier synonym.

    Diese Kosten sind umlagefähig

    In der Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt) können für eine Wohnung folgende Betriebskosten geltend gemacht werden:

    • Grundsteuer
    • Abwassergebühr
    • Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser
    • Warme Betriebskosten
    • Aufzug
    • Straßenreinigung und Müllabfuhr
    • Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
    • Gartenpflege
    • Beleuchtungskosten
    • Sach- und Haftpflichtversicherungen
    • Hausmeisterkosten
    • Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
    • Betrieb eines Wasch- und Trockenraums
    • Schornsteinfeger
    • Sonstige Betriebskosten: Zu diesen gehört z. B. alles, was regelmäßig anfallen kann (Wartungsarbeiten an Alarmanlagen, Rauchmeldern, Feuerlöschern usw.). Einmalige Reinigungsleistungen wie etwa das Entfernen von Graffitis an der Tür, gehören nicht dazu.

    Zu diesen umlagefähigen Nebenkosten zählen jedoch nur diejenigen, die konkret mit der Nutzung durch den Mieter zusammenhängen.

    Laut Daten des Deutschen Mieterbunds entfallen rund 50 Prozent der tatsächlich gezahlten Betriebskosten auf Heizung und Warmwasser.

    Nicht umlagefähige Betriebskosten

    Nicht umlagefähige Betriebskosten sind diejenigen, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen, aber nicht im Zuge der Betriebskostenabrechnung (auf den Mieter) umgelegt werden dürfen.

    Bei den nicht umlagefähigen Betriebskosten handelt es sich um:

    • Kosten für die Hausverwaltung
    • Kosten für die Instandhaltung
    • Instandhaltungsrücklage
    • Abschreibungen
    • Rücklagen

    Nebenkostenabrechnung in 4 Schritten

    Nebenkosten berechnen - wie geht es richtig?

    Diese Frage wirft bei vielen Wohnungseigentümern ein Fragezeichen auf. Wir haben den Ablauf in einfachen Schritten für Sie zusammengefasst.

    Schritt 1: Verschaffen Sie sich erst einmal einen Überblick über die Gesamtkosten für den Abrechnungszeitraum (in der Regel sind das 12 Monate). Hierzu müssen die einzelnen Kostenpositionen übersichtlich aufgelistet werden.

    Schritt 2: Danach wird der Kostenanteil für die jeweiligen Nebenkostenpositionen berechnet (Hausmeisterkosten, Straßenreinigung usw.). Wie bereits erwähnt, erstellt der Deutsche Mieterbund auch jährlich einen Betriebskostenspiegel, auf den Sie dabei zurückgreifen können.

    Schritt 3: Bereits bezahlte Vorauszahlungen müssen mit dem Betrag verrechnet werden (dies gilt nur, wenn Sie als Wohnungseigentümer Ihre Wohnung vermieten). Je nach Verbrauch und der Energieeffizienz des Wohnraums ist ein Auf- oder Abschlag zu entrichten.

    Schritt 4: Die einzelnen Posten müssen schriftlich aufgelistet werden und vor der Abrechnungsfrist eintreffen. Mit dieser werden wir uns im folgenden Kapitel befassen.

    Eine Uhr hängt an einer Wand. Nun erfahren Sie, welche Frist bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung eingehalten werden muss

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    Diese Frist muss bei der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden

    Haben Sie gewusst?

    Die Hausverwaltung erstellt üblicherweise nur die Gesamtkostenabrechnung für das ganze Wohnobjekt, teilt diese nach Mieteigentumsanteil auf und informiert Wohnungseigentümer darüber, welche Betriebskosten umlage- bzw. nicht umlagefähig sind.

    Falls Sie Ihre Wohnung vermieten, ist die Hausverwaltung gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter zu erstellen, in der Praxis machen es manche dennoch aus Kulanz. Auch hier gilt: Informieren Sie sich bereits vor dem Kauf der Wohnung, wer dafür zuständig ist.

    Doch bis wann muss eine Nebenkostenabrechnung erfolgen?

    Die untere Tabelle verschafft Ihnen einen besseren Überblick darüber, wie viel Zeit sich die Hausverwaltung mit der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Wohnungseigentümer lassen kann und bis wann Sie als Wohnungseigentümer diese an Ihre Mieter verschicken müssen.

    Nebenkostenabrechnung Frist Anmerkungen
    Hausverwaltung - Wohnungseigentümer Keine gesetzlich definierte Frist. Die Nebenkostenabrechnung soll nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt werden (§ 28 Abs. 3 WEG) Wenn in Ihrem Verwaltervertrag eine Frist angegeben ist, ist diese für die Hausverwaltung verbindlich. In der Regel sollte die Hausverwaltung die Abrechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellen.
    Wohnungseigentümer - Mieter Innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Es dürfen nur umlagefähige Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung enthalten sein. Sie muss für die Mieter klar, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Wenn Sie dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu spät aushändigen, haben Sie keinen Anspruch darauf, Nachzahlungen einzufordern.

    TIPP: Wenn Sie eine Wohnung kaufen möchten, informieren Sie sich im Voraus über den Zustand der Hauses und das Engagement der Hausverwaltung. Oftmals kommt es nämlich vor, dass Wohnungseigentümer Schäden oder Probleme melden, die Hausverwaltung darauf jedoch kaum bzw. nicht reagiert.

    Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewünschten Qualitätsstandards auch umgesetzt werden. Denn wenn das Wohnobjekt in einem schlechten Zustand ist, werden auch die Betriebskosten höher ausfallen.