Author: Johannes Bluth • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: WEG im Überblick • Lesezeit: 4 Min.

Eigentümerversammlung und Corona: So bleiben Sie handlungsfähig

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    Die jährliche Eigentümerversammlung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer WEG. Doch was passiert, wenn eine physische Eigentümerversammlung aufgrund geltender Corona-Kontaktbeschränkungen nicht abgehalten werden kann? Eine elegante Alternative ist die teilweise oder gänzlich digitale Eigentümerversammlung, welche im Dezember 2020 durch das neue WEG-Gesetz (§23 Abs. 1 WEG) möglich geworden ist.

    Wenn Sie eine Eigentümerversammlung online abhalten möchten, gibt es einige Punkte zu beachten. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie auch digital eine beschlussfähige Versammlung auf die Beine stellen können.

    Zwei Möglichkeiten zur Eigentümerversammlung

    1. Digitale Eigentümerversammlung – Hier treffen sich alle Eigentümer digital per Videochat
    2. Hybride Eigentümerversammlung – Einzelne Eigentümer nehmen per Videochat an der physischen Veranstaltung teil.

    Beide Varianten sind prinzipiell gesetzeskonform, allerdings nicht ohne einen WEG-Beschluss durchführbar.

    • Eine rein digitale Eigentümerversammlung erfordert, dass ALLE Wohnungseigentümer dies auch möchten und einen entsprechenden Beschluss fassen. Solange nur ein einzelner Wohnungseigentümer sich weigert, MUSS die Veranstaltung physisch stattfinden.
    • Auch die Teilnahme einzelner Eigentümer per Videochat muss per gemeinsamen Beschluss von der WEG abgesegnet werden, damit eine hybride Versammlung ermöglicht wird.

    Wenn Ihre nächste Eigentümerversammlung bald ansteht und Sie diese ganz oder teilweise virtuell stattfinden lassen möchten, gehen Sie am besten nach folgendem Modell vor.

    1. Beschluss zur digitalen Eigentümerversammlung fassen

    Zuerst müssen Sie als WEG beschließen, dass eine Teilnahme per Videochat bei Ihren Eigentümerversammlungen grundsätzlich möglich ist. Denn wenn Sie diese einfach ohne entsprechenden Beschluss digital abhalten, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar. Gehen Sie also auf Nummer sicher!

    Doch wie soll man einen Beschluss fassen, wenn die Eigentümerversammlung wegen Corona immer wieder verschoben wird? Hierzu nutzen Sie am besten den Umlaufbeschluss, der seit der Neufassung des WEG auch per E-Mail möglich ist.

    Wenn der Beschluss gefasst ist, sollten der Verwalter oder Verwaltungsbeirat klären, welche Eigentümer digital teilnehmen möchten und wer darauf besteht, persönlich teilzunehmen.

    Sind alle Eigentümer d'accord, was die rein digitale Versammlung betrifft, kann die WEG in einem zweiten Schritt beschließen, dass die Eigentümerversammlung ausschließlich digital stattfinden wird.

    Sobald auch nur ein Eigentümer darauf besteht, persönlich anwesend zu sein, ist der Verwalter gezwungen, eine Räumlichkeit zu finden und die Versammlung dort abzuhalten.

    2. Einladung zur digitalen Eigentümerversammlung

    Hier müssen Sie genauso vorgehen wie bei einer herkömmlichen Eigentümerversammlung. Das bedeutet, ein Einladungsschreiben mit den geplanten Tagesordnungspunkten wird im Vorfeld an alle Eigentümer verschickt.

    Zu beachten ist, dass sich die Ladungsfrist mit dem neuen WEG-Gesetz auf drei Wochen verlängert hat. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, sind Beschlüsse ebenfalls anfechtbar.

    Außerdem sollten Sie genau ankündigen, wann und wie der Videocall stattfinden wird. Dafür müssen Sie die technischen Voraussetzungen schaffen, dass alle Eigentümer teilnehmen können.

    3. Technische Voraussetzungen und Datenschutz

    Eine Frau liegt auf einem Bett und schaut auf ihren Laptop, während sie Kaffee trinkt. In Zukunft könnten Ihre Teilnahme an der Eigentümerversammlung genau so aussehen. Dazu brauchen Sie allerdings auch die technischen Voraussetzungen, um an Videocalls teilzunehmen.

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    Eine Eigentümerversammlung unterliegt dem Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit. Sie müssen also auch online dafür sorgen, dass nur der berechtigte Personenkreis teilnimmt. Dafür empfiehlt es sich, einen virtuellen Raum zu schaffen, der mit einem Passwort geschützt ist. Dieses Passwort sollten Sie dann zusammen mit einer Anleitung über das Einladungsschreiben an die WEG verschicken.

    Als Verwalter sollten Sie darauf achten, dass die Räumlichkeiten für die hybride Eigentümerversammlung diese zwei Voraussetzungen erfüllen:

    • Stabile und schnelle Internetverbindung über WLAN
    • Gute Akustik

    Fordern Sie alle Eigentümer dazu auf, sich mit ihrem Klarnamen als Username in der Anwendung zu registrieren. Zusätzlich sollte der Verwalter alle teilnehmenden Eigentümer per Videofunktion identifizieren und dies auch im Protokoll und der Beschlussfassung vermerken.

    4. Die richtige Software auswählen

    Diese kostenlosen Anbieter für Videochats eignen sich für Eigentümerversammlungen:

    1. Skype: gratis, Sie benötigen jedoch ein Microsoft-Konto
    2. Jitsi: freie Software, die keine Registrierung erfordert
    3. Zoom: hier können bis zu 100 Personen teilnehmen, allerdings ist die Gesprächsdauer auf 40 Minuten limitiert, wenn kein kostenpflichtiger Account erstellt wird.

    Unser Tipp: What you pay is what you get. Investieren Sie lieber ein paar Euro in eine gute Software, verteilt auf alle Eigentümer sind die Kosten verschwindend gering. Damit machen Sie sich die Versammlung und damit das Leben deutlich bequemer.

    Weiterhin sollte jeder Eigentümer seine eigenen technischen Voraussetzungen prüfen und den Link zum virtuellen Tagungsraum im Vorfeld klicken, um ein Profil zu erstellen.

    Digitale Eigentümerversammlung? Jetzt oder nie!

    Das neue WEG-Gesetz hat die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Eigentümerversammlungen (zumindest teilweise) digital stattfinden können.

    Inzwischen gibt es mehrere Anbieter auf dem Markt, die eigene Software-Lösungen für digitale Eigentümerversammlungen anbieten. Gerade Verwalter werden so entlastet, da digitale Korrespondenz immer weniger Aufwand und Papier erfordert.

    Besonders für WEGs mit weit verstreuten Wohnungseigentümern bieten virtuellen Eigentümerversammlungen die Chance, gemeinsam möglichst effektiv über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zu entscheiden.