Author: Teodora Kuhanec • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: WEG im Überblick • Lesezeit: 8 Min.

Verwaltung: ein wichtiger Partner für jede WEG

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    Die Verwaltung ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft von großer Bedeutung, denn sie übernimmt das Verwalten des gemeinschaftlichen Eigentums, was sowohl die rechtliche, technische als auch die kaufmännische Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer umfasst.

    Doch wird Ihre WEG auch sicher und korrekt verwaltet? Wir haben für Sie wichtige Informationen rund um die Verwaltung herausgesucht, um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen.

    Unterschied zwischen der WEG-Verwaltung, Mietverwaltung & Sondereigentumsverwaltung

    Generell unterscheidet man im Rahmen der Verwaltung von Immobilien zwischen der WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung. Wofür ist welche zuständig und was sind ihre Aufgaben – die Antworten finden Sie in der unteren Tabelle.

    Art der Verwaltung Was wird verwaltet? Aufgaben
    WEG-Verwaltung Gemeinschaftlicher Eigentum – d.h. Grundstück sowie die Teile, Anlagen, Einrichtungen des Gebäudes, die kein Sondereigentum oder kein Eigentum eines Dritten sind Finanzielle, bauliche, technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums. Im weitesten Sinne auch rechtliche Betreuung, wie z. B. Einberufung und Leitung der Wohnungseigentümerversammlung, Gestaltung und Kontrolle der WEG-Verträge, Beratung der WEG usw.
    Mietverwaltung Mietverhältnisse für den Eigentümer des Wohnobjekts. Die Verwaltung erstreckt sich auf die gesamte Immobilie. Finanzielle, bauliche, technische Betreuung des Mietobjektes. Im weitesten Sinne auch rechtliche Vertretung, falls vom Eigentümer vertraglich vereinbart.
    Sondereigentumsverwaltung Sondereigentum Finanzielle, bauliche, technische Betreuung des Sondereigentums. Im weitesten Sinne auch rechtliche Vertretung, falls vom Eigentümer vertraglich vereinbart. Gegenstand der Sonderverwaltung ergibt sich aus dem Verwaltervertrag.

    Das WEG als Basis für die Verwaltung

    Die rechtlichen Grundlagen sowie Pflichten der Hausverwaltung gegenüber Eigentümern sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) definiert.

    In § 20 (Gliederung der Verwaltung) schreibt das Gesetz vor, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums

    • den Wohnungseigentümern

    und

    • der Verwaltung

    obliegt.

    Insbesondere spielt im Zusammenhang mit dem WEG-Verwalter § 27 eine bedeutende Rolle, denn er bestimmt dessen Aufgabenspektrum. Mit dem Letzteren werden wir uns in einem späteren Kapitel noch genauer befassen.

    Ein offenes Buch liegt auf einem Tisch. Neben dem Wohnungseigentumsgesetz wird die WEG-Verwalter-Pflicht auch durch andere Dokumente wie zum Beispiel Verwalterverträge festgelegt.

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    Auch andere Dokumente finden Anwendung

    Die Aufgaben des Verwalters ergeben sich jedoch nicht nur aus dem WEG. Auch andere Dokumente sind relevant, wie etwa

    • die Gemeinschaftsordnung
    • das Bürgerliche Gesetzbuch (u. a. §§ 663, 665 bis 670, 672 bis 674 BGB – Pflichten bezüglich der Geschäftsbesorgung)
    • Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft
    • der WEG-Verwaltervertrag (dieser beinhaltet auch Regelungen zu besonderen Verwaltungsleistungen oder Vergütung der Verwaltung)
    • die Teilungserklärung

    Beispiel:

    Hier sind einige WEG-Verwalter-Pflichten, entnommen aus einem Verwaltervertrag:

    • Einberufung der Eigentümerversammlung, die mindestens einmal pro Jahr stattfindet
    • Führung des Versammlungsvorsitzes
    • Führung der Beschlusssammlung
    • Einstellung und Vergütung des Hausmeisters u. a.

    Wichtig: Keine WEG-Verwalter-Pflicht, die im WEG erwähnt ist, kann eingeschränkt werden, auch nicht durch einen Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung oder spezifische Absätze im Verwaltervertrag.

    Ist mein Verwalter kompetent?

    In Deutschland war der Beruf des Verwalters lange nicht entsprechend geregelt, infolgedessen konnte praktisch jeder Verwalter werden, was auf große Kritik gestoßen ist. Doch seit 2018 müssen laut Gesetz (§ 34c Gewerbeordnung) folgende Bedingungen erfüllt sein, damit sich jemand als Verwalter bezeichnen darf:

    1. Er muss die persönliche Zuverlässigkeit besitzen.
    2. Er muss geordnete Vermögensverhältnisse nachweisen.
    3. Er hat eine Weiterbildungspflicht – innerhalb von 3 Jahren muss er sich 20 Stunden weiterbilden.
    4. Er ist zum Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung für Wohnimmobilienverwalter verpflichtet mit einer Mindestsumme von 500.000 EUR.

    Auch die neue Reform des WEG, die vom Bundestag sowie dem Bundesrat beschlossen wurde und am 1.12.2020 in Kraft getreten ist, sieht in diesem Zusammenhang Änderungen vor. Laut dem neuen Gesetz gibt es zwar nach wie vor keinen verbindlichen Sachkundenachweis, jeder Wohnungseigentümer hat jedoch das Recht, einen zertifizierten Verwalter (samt Sachkundenachweis) zu verlangen. Als zertifizierter Verwalter gilt dann jeder, der vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen sowie technischen Kenntnisse zur Ausübung der Verwaltertätigkeiten verfügt.

    TIPP: Bevor Sie eine Wohnung kaufen, macht es Sinn, sich das Qualifikationsprofil des jeweiligen Verwalters anzusehen, damit Sie sicher sein können, dass er die Voraussetzungen erfüllt und nicht ein sogenannter Küchentischverwalter ist – d. h. dass er alle Wohnobjekte vom “Küchentisch” abwickelt und sich im Fach nicht genügend auskennt.

    So sehen Sie, ob ihr WEG-Verwalter seine Arbeit gut macht

    So wie es gute und schlechte Ärzte oder Rechtsanwälte gibt, gibt es auch gute und schlechte Hausverwaltungen.

    Ein schlechter Verwalter zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass er untätig ist und das Wohnobjekt verwahrlosen lässt.

    Ein einfacher Weg, um herauszufinden, ob die Verwaltung im jeweiligen Wohnobjekt gut oder schlecht ist:

    Betreten Sie das Haus, schauen Sie sich die Ordnung im Gemeinschaftseigentum, den Pflegezustand des Hauses, die Beschriftung der Klingeln und der Briefkästen an … und sofort wissen Sie, ob die Hausverwaltung ihren Job gut macht oder ob Verbesserungsbedarf besteht.

    Haben Sie gewusst? 

    Im Rahmen von Eigentümerversammlungen können die Wohnungseigentümer per Stimmenmehrheit auch einen Verwaltungsbeirat bestellen.

    Das neue WEG bringt auch einige Änderungen bezüglich des Verwaltungsbeirats mit sich. Demnach kann der Verwaltungsbeirat jetzt flexibel die Zahl der Beiratsmitglieder durch Beschluss bestimmen. Bisher waren nämlich nur drei Beiratsmitglieder erlaubt. Außerdem überwacht der Verwaltungsbeirat gemäß § 29 Abs. 2 WEG-neu den Verwalter. Zu seinen Aufgaben gehört u. a. die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Abrechnung über den Wirtschaftsplan, der Rechnungslegungen und Kostenanschläge.

    Man sieht Dächer in einer Stadt und einen Marktplatz mit vielen Menschen. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, was zu den Aufgaben einer WEG-Verwaltung gehört, unter anderem auch die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums wie etwa der Dächer.

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    WEG-Verwaltung: Aufgaben im Überblick

    Die WEG-Verwaltung ist laut dem WEG unter anderem für die Durchführung dieser Aufgaben zuständig:

    • Umsetzung der Beschlüsse, die von Wohnungseigentümern getroffen wurden.
    • Aufstellung eines Wirtschaftsplans für jedes Kalenderjahr.
    • Überwachung der monatlichen Hausgelder, die von den Wohnungseigentümern gezahlt werden müssen. Beim Hausgeld handelt es sich um Vorschusszahlungen der Wohnungseigentümer zu Verwaltungskosten sowie Nebenkosten wie z. B. Müllabfuhr.
    • Erstellung einer Betriebskostenabrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres.
    • Durchführung von Maßnahmen für die Instandhaltung oder Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums (z. B. Reparatur der Dächer oder Fenster).
    • Einhaltung der WEG-Hausordnung. Dabei ist zu beachten, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft die Hausordnung selbst festlegt.
    • Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder (Tilgungsbeiträge, Hypothekenzinsen, Lasten- und Kostenbeiträge usw.)

    Den kompletten Umfang der Pflichten finden Sie im Wohnungseigentumsgesetz unter § 27 und § 28 .

    Auf dem Bild sind gehobene Hände zu sehen. Der Verwalter kann durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung entlastet werden. Doch Eigentümer sollten mit allen Fakten vertraut sein, bevor Sie dafür stimmen. Was beim Thema Entlastung des Verwalters beachtet werden sollte, erfahren Sie im folgenden Kapitel.

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    Entlastung des Verwalters – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

    Die Entlastung des Verwalters ist ein wichtiger Beschluss einer Eigentümerversammlung, denn damit bestätigt die WEG, dass sie sich mit der rechtlichen Ausführung der einzelnen Aufgaben des Verwalters einverstanden erklärt und diese absegnet.

    Welche Folgen hat die Entlastung des Verwalters?

    Die Folgen der Entlastung sind besonders für die Hausverwaltung extrem wichtig, weil diese Beschlussfassung als negatives Schuldanerkenntnis zu werten ist.

    Das heißt, dass einzelne Eigentümer oder die gesamte WEG keine persönlichen Schadensersatzansprüche gegenüber dem Verwalter mehr geltend machen können. Dies bezieht sich jedoch nur auf den Zeitraum, für den der Beschluss gefasst wurde.

    Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch des Verwalters auf eine Entlastung, doch häufig ergibt sich diese aus der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung.

    Um die Entlastung zu beschließen, ist bei der Eigentümerversammlung bereits die einfache Mehrheit ausreichend. Doch bei der Abstimmung sollten die Eigentümer trotzdem vorsichtig sein. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, warum.

    “Ich habe gegen die Entlastung des Verwalters gestimmt! Was nun?”

    Manchmal sind Wohneigentümer trotz beschlossener Entlastung der Auffassung, dass die Hausverwaltung nicht angemessen gehandelt hat.

    Beispiel: 

    Für die Reparatur des Daches sollte eine Handwerkerfirma beauftragt werden. Dazu sollten drei verschiedene Angebote vom Verwalter eingeholt werden, doch er sah sich nur Angebote zweier Unternehmen an. Diese wurden zudem nicht transparent genug der WEG vorgestellt (vor allem was den finanziellen Umfang betrifft), was zu einer Kostenbelastung der WEG sowie der einzelnen Eigentümer geführt hat.

    Kann also ein Eigentümer im Nachhinein gegen einen Beschluss zur Entlastung des Verwalters vorgehen und ihn anfechten?

    Die Antwort: Ja, es ist möglich.

    Das Gericht muss in diesem Fall allerdings nicht prüfen, ob die Hausverwaltung falsch gehandelt hat. Es muss lediglich sagen, ob Gründe vorliegen, die darauf deuten, dass die Verwaltung nicht ordnungsgemäß vorgegangen ist.

    Wenn diese Gründe bestehen, hebt das Gericht den Beschluss der Entlastung auf und der jeweilige Eigentümer kann dann in einem separaten Gerichtsverfahren gegen die Hausverwaltung vorgehen.

    Wie Sie also sehen können, sollte man die Tätigkeiten der Hausverwaltung genau prüfen, bevor man in der Eigentümerversammlung die Hand hebt, weil das viele Konsequenzen mit sich ziehen kann.

    Reform: das neue Wohnungseigentumsgesetz gibt dem WEG-Verwalter mehr Macht

    Wie Sie sehen können, ist der Verwalter für eine WEG unentbehrlich, und mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hat er noch mehr Befugnisse bekommen.

    Der Verwalter kann ab sofort eigenverantwortlich und ohne Beschlussfassung über Maßnahmen bestimmen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG-neu).

    Laut Gesetz ist der Maßstab für die Bedeutung einer Maßnahme und die Erheblichkeit der Pflichten, die daraus resultieren, die Größe der Anlage. Je größer die Anlage, desto mehr Maßnahmen kann der Verwalter eigenverantwortlich treffen.

    Diese Maßnahmen würden zum Beispiel

    • kleinere Reparaturen,
    • Abschluss von Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen in beschränktem Umfang und
    • die Durchsetzung von Hausgeldforderungen vor Gericht

    umfassen.

    Die Befugnisse des Verwalters wurden also im Zuge der WEG-Reform erweitert, jedoch ist diese Erweiterung nicht so umfangreich, wie es der Gesetzentwurf ursprünglich vorgesehen hat. Denn vor allem Wohnungseigentümer befürchteten, dass diese zusätzlichen Befugnisse zu sehr ihre Rechte beschneiden würden und protestierten dagegen.