Author: Johannes Bluth • Zuletzt aktualisiert am • Kategorie: WEG im Überblick • Lesezeit: 7 Min.

Umlaufbeschluss in der WEG – Schritt für Schritt (Inklusive Muster)

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    Der Umlaufbeschluss ist eine Möglichkeit, abseits der Eigentümerversammlung Beschlüsse in einer WEG zu treffen. Vor allem in Zeiten der Corona-Pandemie ist dieses Verfahren eine gute Möglichkeit, um als WEG handlungsfähig zu bleiben. Für dieses Umlaufverfahren gelten einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Welche das sind und wie Sie einen Umlaufbeschluss am besten initiieren, lesen Sie in diesem Beitrag.

    Definition Umlaufbeschluss (§23 WEG)

    In einer WEG gibt es zwei Arten, um Beschlüsse zu treffen:

    1. Beschluss auf der Eigentümerversammlung
    2. Umlaufbeschluss

    Mit einem Umlaufbeschluss kann eine WEG also einen bindenden Beschluss treffen, ohne dass eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss. Dafür muss ein Beschlussantrag an alle Eigentümer versendet und von diesen allstimmig akzeptiert werden.

    Das WEG definiert die Vorgehensweise bei einem Umlaufbeschluss in §23 Abs. 3, dort heißt es: "Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären."

    Erforderlich ist also eine Allstimmigkeit der gesamten WEG. Konkret heißt das: sobald nur ein Wohnungseigentümer den Umlaufbeschluss ablehnt, kommt dieser nicht zustande. Daher ist der Umlaufbeschluss vor allem für kleine und homogene Eigentümergemeinschaften geeignet.

    Erforderliche Mehrheiten für Umlaufverfahren per Beschluss senken

    Da dadurch die Hürden für ein Umlaufverfahren gerade bei großen Eigentümergemeinschaften sehr hoch sind, hat das neue WEG-Gesetz hier eine Ausnahme hinzugefügt: "Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt."

    Es kann also in der Eigentümerversammlung beschlossen werden, die erforderliche Mehrheit abzusenken, sodass nicht mehr alle Eigentümer zustimmen müssen. Gültig ist diese Anpassung allerdings immer nur für die jeweilige Beschlusssache.

    Wenn zum Beispiel eine Entscheidung über einen Beschluss in der Eigentümerversammlung nicht möglich ist, kann die WEG beschließen, diesen im Umlaufverfahren nachzuholen.

    Beispiel: Die Hauseingangstür ist morsch und soll erneuert werden. Es wurde schon ein Handwerksbetrieb vom Verwalter angefragt, allerdings liegt bis zum Tag der Eigentümerversammlung kein Angebot vor. Die WEG kann dann beschließen, die Entscheidung im Umlaufverfahren (und mit denselben Mehrheitsverhältnissen wie in der Eigentümerversammlung) nachzuholen.

    Textform statt Schriftform – Umlaufbeschluss per E-Mail und WhatsApp

    Der Startbildschirm auf einem Smartphone ist zu sehen und zeigt unter anderem ein Mail-Programm. Dank der WEG-Novelle können Umlaufbeschlüsse nun per Mail oder sogar WhatsApp gefasst werden.

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    Dank des neuen WEG-Gesetzes genügt für einen Umlaufbeschluss nun die Textform (statt wie bisher die Schriftform). Eine eigenhändige Unterschrift der Wohnungseigentümer ist somit nicht mehr erforderlich. De facto kann ein Umlaufbeschluss nun per

    • E-Mail
    • WhatsApp
    • anderen Chatprogrammen

    herbeigeführt werden. Das macht Umlaufbeschlüsse wesentlich schneller und einfacher, vor allem wenn schon im Vorfeld ein Konsens über den angestrebten Beschluss besteht.

    Die Attraktivität des Umlaufverfahrens dürfte damit in Zukunft deutlich zunehmen. Gerade für WEGs, in denen Eigentümer weit verstreut sind, ist der Umlaufbeschluss nun ein hocheffizientes Instrument, um schnell notwendige Entscheidungen zu treffen.

    Wer darf einen Umlaufbeschluss einleiten?

    Einen Umlaufbeschluss kann entweder der Verwalter, der Verwaltungsbeirat oder jeder Wohnungseigentümer einleiten.

    Verschiedene Arten des Umlaufbeschlusses

    Eine junge Frau steht an einem Regal mit vielen Aktenordnern. Welche Arten des Umlaufbeschlusses es gibt, erfahren Sie im folgenden Kapitel.

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    Es gibt zwei verschiedene Formen, mit denen ein Umlaufbeschluss eingeleitet werden kann.

    1. Die beantragende Person verschickt separate Schreiben mit dem Beschlussantrag und Begründung an jeden Wohnungseigentümer. Die einzelnen Eigentümer unterschreiben die Dokumente und schicken sie zurück.
    2. Es gibt nur ein Schreiben, das von Wohnungseigentümer zu Wohnungseigentümer weitergereicht und unterzeichnet werden muss.

    Beide Verfahren haben Vor- und Nachteile. Ein Schreiben, das bereits von mehreren Wohnungseigentümern unterzeichnet wurde, erzeugt bei Eigentümern unter Umständen eher das Gefühl, nicht aus der Reihe tanzen zu wollen und den Beschluss daher mitzutragen.

    Umgekehrt geht die Variante mit separaten Schreiben meist deutlich schneller, da der Beschlussantrag nicht mühsam von Eigentümer zu Eigentümer weitergereicht werden muss. Außerdem besteht die Gefahr, dass der Beschluss mit den gesammelten Unterschriften auf dem Postweg verloren geht oder sonstwie abhanden kommt. Auch deshalb ist ein Umlaufbeschluss wirklich nur für kleinere WEGs empfehlenswert.

    Umlaufbeschluss per E-Mail – so geht es richtig

    Soll ein Umlaufbeschluss per E-Mail oder gar per WhatsApp herbeigeführt werden, geht es natürlich auch einfacher. Hier reicht es aus, eine Mail mit dem Beschlussantrag an alle Eigentümer zu formulieren bzw. einen Gruppenchat in WhatsApp, Telegram usw. mit der Beschlussvorlage zu starten, der dann alle Eigentümer im Chat zustimmen können.

    Hier kann innerhalb weniger Tage ein erfolgreicher Beschluss zustande kommen. Wichtig ist aber, dass der Beschlussantrag genauso sorgfältig formuliert und begründet ist wie beim schriftlichen Umlaufverfahren. Hängen Sie zudem unbedingt den Beschlussantrag als .pdf-Dokument an und schreiben Sie ihn nicht direkt in die Mail.

    Was tun, wenn einzelne Wohnungseigentümer nicht auf den Umlaufbeschluss reagieren?

    Ein Papierkorb mit mehreren zerknüllten Blättern ist zu sehen. Wenn Wohnungseigentümer nicht auf einen Umlaufbeschluss reagieren, kann dieser nicht zustande kommen, da die Zustimmung aller Eigentümer erforderlich ist.

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    Hier liegt einer der großen Haken des Umlaufverfahrens: kein Wohnungseigentümer ist verpflichtet, sich zu einem Umlaufbeschluss zu äußern. Eine Enthaltung oder ausbleibende Reaktion führt daher immer zur Ablehnung des Umlaufbeschlusses. Dann bleibt nur der Weg über die Eigentümerversammlung, wo andere Mehrheitsverhältnisse gelten und Beschlüsse daher auch ohne Allstimmigkeit gefasst werden können.

    Ausnahme: Wenn die WEG beschließt, das Quorum (erforderliche Mehrheit) für einen konkreten, inhaltlich vordefinierten Umlaufbeschluss abzusenken, kann dieser zustande kommen, auch wenn sich einzelne Eigentümer nicht dazu äußern.

    Faustegel – Ein Umlaufbeschluss ergibt nur dort Sinn, wo sich die Eigentümer kennen und grundsätzlich Sympathie und Konsens in der WEG herrschen. Sonst ist das Umlaufverfahren eigentlich schon zum Scheitern verurteilt.

    Wann und wie tritt ein Umlaufbeschluss in Kraft?

    Eine Frau schreibt etwas in ein Notizbuch. Ein Umlaufbeschluss in einer WEG wird dann bindend, sobald alle Eigentümer zugestimmt haben und das Ergebnis der Eigentümergemeinschaft auch verkündet wurde.

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    Zunächst muss die Wirksamkeit des Umlaufbeschlusses durch den Initiator festgestellt werden. Anschließend muss das Ergebnis allen Wohnungseigentümern verkündet werden, entweder schriftlich oder per Aushang im Treppenhaus. In diesem Moment tritt der Umlaufbeschluss dann auch in Kraft.

    Wichtig: Eine einmal abgegebene Stimme kann nicht mehr widerrufen werden, auch wenn das Ergebnis des Umlaufbeschlusses noch nicht offiziell verkündet wurde (nach BGH vom 13.07.2012 - Az. V ZR 254/11).

    Nach Verkündung des Beschlusses bleibt Ihnen - wie bei jedem anderen WEG-Beschluss auch - die Möglichkeit der Beschlussanfechtung.

    Beschlussanfechtung beim Umlaufverfahren

    Ein Umlaufbeschluss ist unter denselben Voraussetzungen anfechtbar wie ein Beschluss der Eigentümerversammlung. Die einmonatige Frist zur Beschlussanfechtung beginnt mit dem Tag, an dem das Ergebnis des schriftlich gefassten Umlaufbeschlusses der WEG bekannt gegeben wird.

    Mehr dazu, wie eine Beschlussanfechtung konkret und vor allem korrekt durchgeführt wird, lesen Sie hier.

    Muster: Umlaufbeschluss

    Wenn Sie einen Umlaufbeschluss durchführen möchten, finden Sie hier ein kostenloses Muster als Grundlage. Wir haben die Abberufung des WEG-Verwalters als Beispiel gewählt, da diese häufig per Umlaufbeschluss erfolgt. Die kursiv gesetzten Teile des Musters können Sie an Ihr individuelles Vorhaben anpassen.


    (Vor- und Nachname und Adresse des Initiators)

    An die Wohnungseigentumsgemeinschaft

    Musterweg 33 in 33066 Musterhausen

    Betreff: Umlaufbeschluss zur Abberufung des WEG-Verwalters

    Sehr geehrte Miteigentümerinnen und Miteigentümer,

    wie Sie vermutlich wissen, hat nun seit mehr als anderthalb Jahren keine Eigentümerversammlung mehr stattgefunden. Zudem wurden wichtige WEG-Beschlüsse wie die Sanierung der Fenster im Gemeinschaftseigentum bisher nicht umgesetzt. Trotz mehrmaliger Nachfragen per Brief, E-Mail oder Telefon äußert sich der amtierende Verwalter nicht zu den Verzögerungen oder dem Ausbleiben der Eigentümerversammlung.

    Aus den genannten Gründen soll im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG Folgendes beschlossen werden.


    B E S C H L U S S

    Um die ordnungsgemäße Verwaltung unseres Objekts wiederherzustellen, wird der Verwalter mit sofortiger Wirkung und wichtigem Grund aus seinem Amt abberufen. Die Geschäfte werden für die Eigentümergemeinschaft kommissarisch vom Verwaltungsbeirat und dessen Vorsitzenden weitergeführt. Dieser verpflichtet sich...

    1. Angebote von Hausverwaltungen zeitnah einzuholen und allen Miteigentümern zu übersenden
    2. alle Eigentümer im Anschluss zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einzuladen, auf der dann der neue Verwalter gewählt werden kann

    Damit dieser Umlaufbeschluss wirksam werden kann, ist es notwendig, dass alle Wohnungseigentümer (laut Grundbuch) diesem Beschluss schriftlich zustimmen.

    Daher bitte ich Sie, den vorliegenden Beschlussantrag mit Vor- und Nachnamen zu unterzeichnen. Mehrere Eigentümer einer Wohnung unterzeichnen bitte vollständig oder mit einer Original-Vollmacht.

    • Hinweis: Ein Umlaufbeschluss erfordert die Allstimmigkeit aller Wohnungseigentümer. Daher gilt dieser als gescheitert, sobald nur ein Wohnungseigentümer ihn negativ beantwortet. Sollten Sie dem Beschluss nicht zustimmen, schicken Sie dieses Dokument bitte an den Verwaltungsbeirat / Verwalter zurück. In diesem Fall wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, um einen neuen Verwalter zu bestimmen.

    • VARIANTE A

    Bitte leiten Sie den Beschlussantrag nach Ihrer Unterzeichnung an den nächsten Wohnungseigentümer in der beigefügten Adressliste weiter. Wenn alle Unterschriften vorliegen, ist der letzte Wohnungseigentümer aufgefordert, das Dokument an den Verwaltungsbeirat / Verwalter zurücksenden.

    • VARIANTE B

    Bitte senden Sie den Beschlussantrag nach Ihrer Unterzeichnung an den Verwaltungsbeirat zurück.


    Da ein WEG-Verwalter für die ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zwingend erforderlich ist, bitte ich Sie, diesen Umlaufbeschluss schnellstmöglich zu unterzeichnen.

    Wir möchten das Umlaufverfahren gerne bis zum __ (Datum) abschließen.

    Mit freundlichen Grüßen

    (Ort, Datum, Unterschrift)

    Dem vorliegenden Umlaufbeschluss stimme ich hiermit zu:

    ____ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)

    ____ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)

    ____ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)